Per modificare le impostazioni del foglio di lavoro da stampare, menu Layout di pagina, Imposta pagina. Per modificare i margini, menu Layout di pagina, tasto Margini, Margini personalizzati…, digitare le misure desiderate, Ok.
Per cambiare l’orientamento del foglio dal menu Layout di pagina, Orientamento, infine scegliere Verticale o Orizzontale. Per cambiare formato e dimensioni della carta su cui stampare il documento, dal menu Layout di pagina, Dimensioni, Altre dimensioni foglio, nel menu a discesa Formato, scegliere il formato desiderato (il foglio predefinito è l’A4), Ok.
Prima di stampare, per essere certi che non vi siano errori ortografici, selezionare dal menu Revisione, Controllo ortografia e grammatica. Se Excel trova degli errori li segnala suggerendo anche i termini simili per sostituirli. A questo punto possiamo cambiare il termine errato, cambiarlo ogni volta che viene trovato nel documento (tasto Cambia tutto), ignorare, impostare la correzione automatica, aggiungere un termine al dizionario. Nella sua impostazione predefinita Excel non include nella stampa la griglia (cioè i riquadri attorno alle celle) e le intestazioni di righe e di colonne (la parte con i numeri di riga e le lettere delle colonne). Per modificare tale impostazione e includere la griglia nelle stampe, menu Layout di pagina e alla voce Griglia mettere il segno di spunta nella casella Visualizza, mentre per non visualizzarla, deselezionarlo.
Per includere nella stampa le intestazioni di righe e colonne, menu Layout di pagina, Intestazioni, spuntare Visualizza, per non includerle, deselezionare Visualizza. Con Excel è possibile riportare in ogni pagina stampata il titolo di riferimento di ogni riga o colonna di dati. Dal menu Layout di pagina premere il tastino accanto alla voce Opzioni del foglio. Si aprirà la finestra Imposta pagina su cui è attivata la scheda Foglio. Alla voce Stampa titoli selezionare la casella Righe da ripetere in alto o Colonne da ripetere a sinistra, selezionare la riga o la colonna che vogliamo che sia stampata all’inizio di ogni foglio come intestazione, tasto Ok.
Per avere un’intestazione o un piè di pagina, presenti in tutti i fogli del documento da stampare, menu Inserisci, Intestazione e piè di pagina. Per inserire o modificare intestazioni e piè di pagina basterà selezionare l’area dell’intestazione (l’area con la scritta “Fare clic per aggiungere un’intestazione”) o l’area del piè di pagina (con la scritta “Fare clic per aggiungere un piè di pagina”), a sinistra al centro o a destra, a seconda della posizione in cui le desideriamo allineare. Possiamo inserire nell’intestazione o nel piè di pagina elementi predefiniti come un numero di pagina (menu Progettazione, tasto Numero di pagina), il numero delle pagine complessive (tasto Numero di pagine), la data e l’ora (tasti Data corrente e Ora corrente), il percorso del file, il nome del file o della scheda, infine è anche possibile inserire un’immagine (tasto Immagine). Per uscire dalla modalità Intestazione e piè di pagina e tornare alla visualizzazione normale del foglio, menu Visualizza, Normale.
Intestazione e piè di pagina vengono visualizzati solo nell’Anteprima di stampa e nella stampa. Per aprire l’anteprima di stampa, Pulsante Office, Stampa, Anteprima di stampa. Per chiuderla e tornare alla visualizzazione normale, premere il tasto Chiudi anteprima di stampa. Nel menu Visualizza vi è l’opzione Anteprima interruzioni di pagina, che permette di visualizzare il documento prima della stampa e ciò che non rientra nelle dimensioni della pagina, contrassegnando il limite con una linea blu, e dando la possibilità di trascinare tale limite, per stampare su un singolo foglio comprendendo in esso tutto ciò che ci interessa. Ciò comporta logicamente una riduzione della scala di stampa, proporzionale all’aggiunta di nuove colonne all’area di stampa di un foglio. Per uscire dall’Anteprima interruzioni di pagina selezionare dal menu Visualizza, Normale. A questo punto anche con la visualizzazione normale apparirà una linea tratteggiata che delimita l’area stampabile.
Per stampare un documento Excel, Pulsante Office, Stampa, Stampa. Si aprirà la finestra di dialogo Stampa da cui si possono selezionare le opzioni. Nella casella Nome della voce Stampante possiamo scegliere la stampante da utilizzare, nella casella Numero di copie digitiamo il numero di copie da effettuare, nelle caselle Tutto, Pagine, Da:, A:, della voce Intervallo scegliere se stampare tutto il documento o solo pagine specifiche, nelle caselle Selezione, Fogli attivi, Tutta la cartella, scegliere se stampare rispettivamente la parte di foglio selezionata, il foglio attivo o tutto il documento, cioè tutti i fogli del file. Per stampare solo un grafico senza il foglio di lavoro, selezionarlo, Pulsante Office, Stampa, e scegliere dalla finestra, sotto la voce Stampa, l’opzione grafico selezionato. Per far partire la stampa premere infine il tasto Ok.
